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Mansion Style ~暮らしのお役立ち情報~

資産価値向上委員会

マンションの資産価値を維持・向上させるために必要な会計業務。その作業の負担を軽くするために導入が進んでいる、キャッシュレスサービスについて詳しく紹介します。

vol.37 わずらわしい管理業務の支払いをキャッシュレス化しよう!
vol.37 わずらわしい管理業務の支払いをキャッシュレス化しよう!
BOARD MEMBER
  • 三ツ木賢治

    三ツ木賢治

    事業統括部 マンション企画部
    部長

  • 宮田茂実

    宮田茂実

    マンション企画部 事業企画課
    主幹

出金にまつわる煩雑なやりとり

管理費や修繕積立金の支払い、負担になっていませんか?

こんなことで困っていませんか?

マンションの居住者から集めた「管理費」と「修繕積立金」は、共用部分の水道光熱費や清掃費、設備のメンテナンス費用など、日常的な維持管理の費用にあてられています。管理組合ではこれらのお金を通帳と印鑑で管理して、出金の度に管理会社と書類のやりとりをしています。
管理費も修繕積立金もかなりの金額になり、諸手続きには時間と労力がかかるので、負担やプレッシャーに感じる人もいるでしょう。その負担を軽減できるのが、キャッシュレスでの支払いです。透明性が高くセキュリティも万全なe承認を導入すれば、時間も手間も大幅に削減できます。諸外国ではキャッシュレス化が進んでいますが、日本は大きく立ち遅れていて、キャッシュレス後進国とも呼ばれています。でも、これからは日本でもキャッシュレス決済が進んでいくはずなので、皆さんの管理組合でもぜひ便利なキャッシュレス化を検討してみてください。

家にいながらパソコンやスマホで支払い作業が完了

e承認を導入すれば業務負担が軽減!

共用部分の清掃費や各種設備の点検・メンテナンス費用などの日常的な維持管理費用の支払いは、管理組合の承認に基づいて行われています。居住者から集めたお金は管理組合保管口座に入金されているので、出金するための手続きが必要です。まずは管理会社の営業フロントが作成した銀行宛の伝票「払戻請求書」を確認・押印した後、営業フロントに銀行窓口に提出してもらう必要があります。支払いのたびにいちいち営業フロントから書類を受け取るための日時を決めて時間を確保し、営業フロントが持参した書類に押印する…この手間を煩わしく感じている人も多いのではないでしょうか。
そこでお勧めしたいのが、e承認サービスです。このサービスを使えば、管理組合は、銀行からの承認依頼メールの受け取り後、銀行宛に支払内容の確認と承認を通知し、必要な資金の振り替え操作を行うだけでOK。しかもパソコンやスマホ、携帯電話から24時間いつでも作業ができるのも大きなメリットです。
出金のたびに営業フロントとやりとりして書類を受け取る日を決め、直接会って押印する時間も手間も大幅に節約できます。印鑑や通帳の紛失などの心配もなくなり、プレッシャーからも解放されるといいことずくめ! もちろんセキュリティ面でも万全を期しているから、その点でも安心して任せられます。

家にいながらパソコンやスマホで支払い作業が完了 e承認を導入すれば業務負担が軽減!

e承認サービスを導入すると支払業務がこんなにラクに!

【今までの支払業務】

  • 今までの支払業務

    ①営業フロントが理事長と電話などでやりとりし、払戻請求書等を持参する日時を決める。

  • 今までの支払業務

    ②理事長は営業フロントが持参した払戻請求書等の内容を確認して、押印する。

  • 今までの支払業務

    ③コミュニティワン側で払戻請求書と通帳を銀行に持参し、窓口で支払い手続きをする。

【e承認サービス】

e承認サービス

e承認サービス登録後は、銀行から管理組合に請求書の承認依頼メールが届きます。理事長や理事は画面にログインし、支払内容を確認して自分の好きなタイミングで承認すればOK。明細ごとに承認・否認ができるし、履歴の確認も簡単です。払戻請求書の記入、印鑑や通帳の管理も不要。すべてweb上の手続きで支払いが完了するので、書類を紛失したり、押印不鮮明で手続きがやり直しになったり、最悪不正が生じたりするリスクを避けられます。

e承認サービスの

セキュリティの仕組み

e承認サービスでは管理組合と管理会社の役割が分かれています。管理会社は支払情報の登録、管理組合はそれを承認する役で、一方だけでは支払いが行われない仕組みになっています。二重でセキュリティがかかるため、ハッキングなど外部からの不正アクセスを防ぐことができ、安全に運用することができます。

e承認の疑問にお答えします!

  • e承認のための新しい口座開設が必要?

    e承認の開発先である三井住友銀行の口座をお勧め致します。

  • 高齢なので理事長の私だけの承認では不安です

    承認者は複数の方を設定することができます。

  • e承認を導入するのに管理組合の費用負担はありますか?

    ございません。すべてコミュニティワンで負担いたします。

  • 振込み資金の安全は確保されますか?

    第三者の弁護士によって管理組合の資金保全を行います。

共用施設の利用費もAirペイでキャッシュレス化!

iPadまたはiPhoneと専用カードリーダーを使えばクレジットカードや電子マネー、QRで簡単に決済ができるAirペイ。駐車場などの共用施設の使用料をキャッシュレス化するため、導入検討を進めています。

Airペイ
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