共用部分の清掃費や各種設備の点検・メンテナンス費用などの日常的な維持管理費用の支払いは、管理組合の承認に基づいて行われています。居住者から集めたお金は管理組合保管口座に入金されているので、出金するための手続きが必要です。まずは管理会社の営業フロントが作成した銀行宛の伝票「払戻請求書」を確認・押印した後、営業フロントに銀行窓口に提出してもらう必要があります。支払いのたびにいちいち営業フロントから書類を受け取るための日時を決めて時間を確保し、営業フロントが持参した書類に押印する…この手間を煩わしく感じている人も多いのではないでしょうか。
そこでお勧めしたいのが、e承認サービスです。このサービスを使えば、管理組合は、銀行からの承認依頼メールの受け取り後、銀行宛に支払内容の確認と承認を通知し、必要な資金の振り替え操作を行うだけでOK。しかもパソコンやスマホ、携帯電話から24時間いつでも作業ができるのも大きなメリットです。
出金のたびに営業フロントとやりとりして書類を受け取る日を決め、直接会って押印する時間も手間も大幅に節約できます。印鑑や通帳の紛失などの心配もなくなり、プレッシャーからも解放されるといいことずくめ！　もちろんセキュリティ面でも万全を期しているから、その点でも安心して任せられます。

e承認サービスを導入すると支払業務がこんなにラクに！

【今までの支払業務】

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  ①営業フロントが理事長と電話などでやりとりし、払戻請求書等を持参する日時を決める。

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  ②理事長は営業フロントが持参した払戻請求書等の内容を確認して、押印する。

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  ③コミュニティワン側で払戻請求書と通帳を銀行に持参し、窓口で支払い手続きをする。

【e承認サービス】

e承認サービス登録後は、銀行から管理組合に請求書の承認依頼メールが届きます。理事長や理事は画面にログインし、支払内容を確認して自分の好きなタイミングで承認すればOK。明細ごとに承認・否認ができるし、履歴の確認も簡単です。払戻請求書の記入、印鑑や通帳の管理も不要。すべてweb上の手続きで支払いが完了するので、書類を紛失したり、押印不鮮明で手続きがやり直しになったり、最悪不正が生じたりするリスクを避けられます。