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個人情報保護方針

制定:2005 年 3 月 24 日
改定:2017 年 4 月 1 日

コミュニティワン株式会社は、お客様第一主義をあらゆる事業活動の原点に置くとの経営理念の下、お客様の個人情報の重要性を認識し、個人情報に関する法令・社内規程等を、全ての役員・従業員に遵守させて、個人情報の適正な取扱い・管理・運営に万全を尽くします。

また、従業員の雇用管理に関する個人情報においても、関係法令・指針・社内規程等を遵守し、適正な取扱いを確保するため、必要な措置を講じてまいります。

1. 個人情報の取得・利用について

コミュニティワン株式会社は、お客様第一主義をあらゆる事業活動の原点に置くとの経営理念の下、お客様の個人情報の重要性を認識し、個人情報に関する法令・社内規程等を、全ての役員・従業員に遵守させて、個人情報の適正な取扱い・管理・運営に万全を尽くします。

また、従業員の雇用管理に関する個人情報においても、関係法令・指針・社内規程等を遵守し、適正な取扱いを確保するため、必要な措置を講じてまいります。

2. 業務委託に伴う個人情報の預託について

当社は、保有する個人情報を、業務を委託する先に預託する場合がございます。その場合は委託先を選定し、かつ個人情報保護に必要かつ適切な監督を行います。

3. 社内の個人情報の保護体制について

当社では、人事総務部長を個人情報保護管理者と定め、個人情報の不正アクセスや漏えい、滅失または毀(き)損の防止のために、必要かつ適切な安全管理対策及び是正処置を実施し、個人情報の保護に必要な措置を講じております。また情報セキュリティの面においても、個人情報の安全な運用確保のために必要な対応を実施しております。

4. 個人情報に関するご相談、ご苦情等への対応について

当社はご本人様からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等のご請求及びご相談やご苦情につきまして遅滞なく対応いたします。

5. 法令遵守・継続的改善

当社は、法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、また、お預かりしている個人情報が適正に取扱われるよう当社業務に従事している者等への指導・教育を徹底し、また適切に取扱われているかを点検するとともに、問題点があれば継続的に改善して行くこととし、末永く信頼してお取引いただける企業を目指し取り組んでまいります。この宣言を実行するための個人情報保護マネジメントシステムを確立し、継続的に改善・維持してまいります。

コミュニティワン株式会社

代表取締役社長 後藤 泰弘

個人情報の保護に関する法律に基づく公表事項

個人情報の保護に関する法律(以下「法」といいます。)に基づき、以下の事項を公表いたします。この公表事項は、本人が容易に知り得る状態においていること、及び、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含みます。)に置くことを義務づけられている事項を含みます。

1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項

(1)直接または間接的に個人情報を取得する場合の利用目的

当社が、直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示いたします。書面以外の方法で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、以下の利用目的の制限の範囲内でお取り扱いいたします。(ただし、以下の(2)、(3)、(4)の場合を除きます。)

個人情報の類型 利 用 目 的
お客様サービス室行きハガキ お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
理事長CSアンケート お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
コールセンターへのお問い合せ情報
(録音記録含む)
お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
サービス向上のため、内容確認のため
ウェブサイトお問い合せフォーム お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
機関誌「mansion style」アンケート プレゼントご当選者へのプレゼント発送のため
補修箇所チェックシート マンションの分譲主が行うアフターサービス業務を迅速に実施させるため
紹介書 お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため

(2)委託された個人情報の利用目的

当社が委託された個人情報の利用目的は以下の通りです。

管理委託契約書を締結したマンション管理組合から委託された組合員等の個人情報

・管理規約等に定める業務を遂行するため

・入居説明会のご案内等ご入居までの諸案内発送のため

・管理事業の営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため

・マンションの管理又は暮らしに役立つ各種の情報を適宜提供するため

マンション分譲主から委託された新規分譲マンションご契約者の個人情報

・マンション管理業務遂行のため

・ご入居までの諸案内発送のため

・お引越業者の紹介、又は当社サービスのご案内のため

保険代理業務に係るご契約情報

・当社が代理店契約を締結している保険会社が取扱う商品・サービスの提供のため

(3)合併、分社、事業承継により取得した個人情報の利用目的

2008年8月1日付のダイアリビングサービス株式会社との合併に伴い、同社が保有する個人情報を弊社において取得いたしました。当該個人情報の利用目的は以下の通りです。

個人情報の類型 利 用 目 的
リフォーム事業・リビング事業・不動産流通事業・その他付帯する事業(以下事業活動)に係る個人情報
  1. リフォーム事業における各種工事、アフターサービス、メンテナンスのため
  2. リビング事業における各種インテリア商品販売会等のご案内状発送及び商品の発送・設置・メンテナンスのため
  3. 不動産流通事業における委託内容に応じた入居者募集、諸連絡、メンテナンス、リフォーム工事のため
  4. 事業活動(業務提携先事業活動も含む)に関するサービス・情報の提供、営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため

2009年1月6日付の藤澤建設株式会社のマンション管理事業の事業譲渡に伴い、同社が保有する個人情報を弊社において取得いたしました。当該個人情報の利用目的は以下の通りです。

個人情報の類型 利 用 目 的
管理委託契約書を締結したマンション管理組合から委託された組合員等の個人情報

・管理規約等に定める業務を遂行するため

・管理事業の営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため

2012年3月1日付の株式会社ライフ・キーパーズ・ジャパンとの合併に伴い、同社が保有する個人情報を弊社において取得いたしました。当該個人情報の利用目的は以下の通りです。

個人情報の類型 利 用 目 的
管理委託契約書を締結したマンション管理組合 から委託された組合員等の個人情報

・管理規約等に定める業務を遂行するため

・管理事業の営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため

保険代理業務に係るご契約情報

・当社が代理店契約を締結している保険会社が取扱う商品・ サービスの提供のため

2012年6月1日付の株式会社東京マンションサービスのマンション管理事業の事業承継に伴い、同社が保有する個人情報を弊社において取得いたしました。当該個人情報の利用目的は以下の通りです。

個人情報の類型 利 用 目 的
管理委託契約書を締結したマンション管理組合から委託された組合員等の個人情報

・管理規約等に定める業務を遂行するため

・管理事業の営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため

2016年4月1日付の株式会社陽光ビルシステムとの合併に伴い、同社が保有する個人情報を弊社において取得いたしました。当該個人情報の利用目的は以下の通りです。

個人情報の類型 利 用 目 的
管理委託契約書を締結したマンション管理組合から委託された組合員等の個人情報

・管理規約等に定める業務を遂行するため

・管理事業の営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため

保険代理業務に係るご契約情報

・当社が代理店契約を締結している保険会社が取扱う商品・サービスの提供のためめ

リフォーム事業に係る個人情報

・リフォーム事業における各種工事、アフターサービス、メンテナンスのため

(4)個人情報の共同利用に関する事項

当社はお客様より頂いた個人情報を共同利用する際には、個人情報保護法に定める必要な手続きを別途行います。

2. 保有個人データに関して、本人の知り得る状態に置くべき事項

当社の保有個人データの利用目的は以下の通りです。

個人情報の類型 利 用 目 的
お客様サービス室行きハガキ お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
理事長CSアンケート お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
コールセンターへのお問い合せ情報
(録音記録含む)
お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
サービス向上のため、内容確認のため
ウェブサイトお問い合せフォーム お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
機関誌「mansion style」アンケート プレゼントご当選者へのプレゼント発送のため
補修箇所チェックシート マンションの分譲主が行うアフターサービス業務を迅速に実施させるため
リフォーム事業・リビング事業・不動産流通事業・その他付帯する事業(以下事業活動)に係る個人情報
  1. リフォーム事業における各種工事、アフターサービス、メンテナンスのため
  2. リビング事業における各種インテリア商品販売会等のご案内状発送及び商品の発送・設置・メンテナンスのため
  3. 不動産流通事業における委託内容に応じた入居者募集、諸連絡、メンテナンス、リフォーム工事のため
  4. 事業活動(業務提携先事業活動も含む)に関するサービス・情報の提供、営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため
紹介書 お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
3. 個人情報の第三者提供について

当社では、ご本人様の同意がある場合、または法令の規定による場合を除いて、個人情報を第三者に提供することはありません。

4. 個人情報の開示等の求めの手続きについて

当社が保有する個人情報についての利用目的の通知請求、開示請求、訂正・削除・追加請求、利用停止・消去請求、第三者提供停止請求(これらをまとめて、「開示等の求め」という)は、以下の手続きにより受付いたします。

・お申出先:当社相談窓口(6.に記載)

・お申出書式:指定書式によりお申出下さい。

・お申出方法:所定のお申出書式及び本人確認書類に手数料・郵送料を添えて、当社相談窓口宛にご郵送下さい。

・ご本人様または代理人であることの確認:お申出に基づき適切な方法で確認をさせていただきます。

5. 個人情報の利用目的の通知請求、開示請求の手数料の額

1回の申請ごとに下記の手数料、郵送料が必要です。

・手数料:1,000円/1件

・郵送料:実費(定型郵便、書留、本人限定受取郵便の合計)

・お支払方法:1,000円分の定額小為替と郵送料分の切手を申請書に同封して下さい。

6. お問い合せについて

当社が保有する個人情報に関する開示等の求めに関するご請求及び個人情報の取扱いについてのご質問、ご意見、ご苦情等につきましての窓口は下記の通りです。ご依頼については速やかに対応させていただきます。

〒141-0031

東京都品川区西五反田5丁目2番4号 レキシントン・プラザ西五反田4階

コミュニティワン株式会社 本社 人事総務部 個人情報相談係

[TEL]03-5435-6500 [FAX]03-5435-6501

[E-mail] privacy@community-one.co.jp [URL]http://www.community-one.jp/

[受付時間] 9:00~18:00(月~金、ただし祝祭日は除く)

なお、直接ご来社頂いてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
7. 第三者による苦情の解決方法について

当社の個人情報の取り扱いについて、第三者を通じて苦情解決・問い合わせを要望される場合は、下記の認定団体にご相談ください。

認定個人情報保護団体 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)

苦情解決の連絡先

プライバシーマーク推進本部 個人情報保護苦情相談室

〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内

電話:03-5860-7565 0120-700-779